Ustalenia po spotkaniu w dniu 13 marca 2017

Dotyczy: ustaleń po spotkaniu w dniu 13 marca 2017 r. na temat bieżących spraw w sołectwach na terenie gminy Żukowo.

Szanowny Panie Burmistrzu!

Z inicjatywy Sołtysa i Rady Sołeckiej Banina w dniu 13 marca odbyło się pierwsze spotkanie przedstawicieli sołectw z Gminy Żukowo. W spotkaniu uczestniczyło ok. 20 osób sołtysów i przedstawicieli rad sołeckich z następujących sołectw: Banino, Chwaszczyno, Glincz, Miszewo, Nowy Świat, Otomino, Pępowo, Sulmin, Tuchom. Chcielibyśmy poinformować, iż planujemy systematyczne spotkania przedstawicieli sołectw w cyklach kwartalnych. Spotkania te będą miały na celu wzajemną wymianę doświadczeń w celu efektywniejszego działania na terenie naszych sołectw a także omawianie bieżących spraw i problemów i szukania wspólnych rozwiązań.
Chcielibyśmy podsumować omawiane na pierwszym spotkaniu zagadnienia oraz zwrócić się do Pana Burmistrza o wsparcie, w rozwiązaniu zauważonych problemów.

1) Komunikacja z Urzędem Gminy Żukowo
Z perspektywy poszczególnych sołectw dużym utrudnieniem w naszej pracy codziennej jest zgłaszanie, potwierdzanie i wyznaczani terminów realizacji zgłaszanych problemów. W naszej ocenie ilość osób, obsługujących sprawy z całej gminy Żukowo, głównie leżące w kompetencjach Referatu Komunalnego, jest niewystarczająca do płynnej obsługi zgłaszanych problemów. Zwracamy się z prośba o wyznaczenie 1 dodatkowej osoby do dyspozycji sołtysów, która będzie wsparciem sołtysów w kontaktach z urzędem. Osoba taka mogłaby przyjmować zgłaszane sprawy, udzielać wiążących informacji na temat przyjmowanych do realizacji zadań oraz zwrotnie informować o planowanych terminach realizacji poszczególnych zagadnień. Docelowo liczymy, iż po zgłoszeniu danej sprawy do urzędu, w ciągu 1-2 dni zostanie zwrotnie udzielona informacja z wskazaniem osoby, która merytorycznie będzie zajmowała się daną sprawą w urzędzie oraz systematycznie będziemy informowani o postępach w prowadzonej sprawie aż do wyznaczenia terminu jej załatwienia/zrealizowania.

2) Bieżące utrzymanie dróg
Dość duże trudności oraz nieprzyjemności ze strony mieszkańców są związane z dysponowaniem kruszywa (tłucznia) na drogi gminne w poszczególnych sołectwach. Podobna sytuacja dotyczy wskazywania dróg, na które zostaną ułożone płyty YOMB finansowane z budżetu Gminy. Nie mając żadnego wpływu na podejmowane decyzje w tym zakresie tracimy faktyczny wpływ, na to co się dzieje w sołectwie. Zwracamy się z prośbą aby na każde sołectwo wyznaczona ilość tłucznia i płyt pozostawała do dyspozycji Sołtysa i Rady Sołeckiej.

3) Potwierdzanie realizacji prac na terenie sołectwa
Od dnia zgłoszenia konieczności przeprowadzenia pilnych prac interwencyjnych do ich realizacji niejednokrotnie mija kilka lub kilkanaście dni i pierwotnie zgłaszane problemy często są już nieaktualne. Ponadto często brak jest informacji, iż takie działania na terenie sołectwa będą przeprowadzane. Brygadzie realizującej dane zlecenie bez kontaktu z sołtysem czasami trudno ocenić na miejscu, co faktycznie jest do wykonania, co wiąże się często z reklamacją wykonanych prac. Zwracamy się z prośbą, aby wszelkie prace przeprowadzane na terenie sołectwa na zlecenie czy to przedstawicieli sołectwa czy to mieszkańców lub innych podmiotów i jednostek były zgłaszane z 1-2 dniowym wyprzedzeniem do Sołtysa. Pozwoli to na lepszą koordynację przeprowadzanych prac i zaoszczędzi nam czasu na samodzielne weryfikowanie co zostało już faktycznie wykonane a co jeszcze czeka na realizację. Jesteśmy przekonani, iż informowanie nas o prowadzonych pracach znacznie poprawi skuteczność kompleksowego załatwienie sprawy bez konieczności kilkukrotnego wracania do tego samego tematu.

4) Wyrównywanie dróg
W ostatnich latach zaobserwowaliśmy znaczne obniżenie jakości wyrównywanych dróg. Pomimo, iż w specyfikacji przetargowej są określone zasady równania dróg, prace te nie zawsze były należycie wykonywane. Brak walcowania drogi po wyrównaniu
oraz brak właściwego sprofilowania drogi powoduje zanik efektów wykonanych prac zaledwie po kilku dniach. Zwracamy się z prośbą o położenie szczególnego nacisku na aktualnym wykonawcy równia dróg, wykonania prac zgodnie z warunkami specyfikacji. Oczekujemy, iż droga po wyrównaniu będzie sprofilowana w taki sposób, aby woda opadowa mogła bez przeszkód spłynąć na pobocze drogi pozostawiając środek drogi suchy i przejezdny.
Jesteśmy również zaniepokojeni zbyt małą ilością sprzętu do wyrównania dróg na terenie naszych sołectw. Podczas kontaktów z urzędem niejako musimy konkurować o dostępny sprzęt. Niejednokrotnie otrzymujemy informację, iż prace nie mogą się odbyć ponieważ sprzęt jest w innym sołectwie. Powoduje to niepotrzebne napięcia między mieszkańcami
i sołectwami. Bardzo prosimy o rozważanie możliwości zastosowania alternatywnych, tańszych i bardziej dostępnych sposobów wyrównywania dróg, szczególnie w krótkich suchych okresach w których droga może być wyrównana, pomiędzy intensywnymi opadami jesienią i zimą, np. podrównanie drogi koparką bez walcowania. Sprzęt taki powinien być dostępny w danych sołectwie w ciągu 1-2 dni od dnia zgłoszenia aby faktycznie utrzymywać drogi w należytym stanie, nie narażając sołtysów oraz pracowników urzędu na nieprzyjemności ze strony rozgoryczonych mieszkańców, związane z nagłym pogorszeniem stanu dróg.
5) Informowanie o wydawanych zezwoleniach za zajęcie pasa drogowego oraz zezwoleniach na dojazd do placu budowy

Na terenie poszczególnych sołectw coraz częściej dochodzi do nieprzyjemnych sytuacji po uszkodzeniu przez ciężki sprzęt poruszający się drogach gminnych, które nie są przystosowane na takie obciążenia. Bardzo trudno udowodnić, iż dany użytkownik uszkodził drogę nie mając dokumentacji zdjęciowej jaki był stan drogi sprzed rozpoczęcia prac. Zdajemy sobie sprawę, iż ilość prowadzonych spraw w urzędzie oraz ograniczona ilość kadr uniemożliwia każdorazowy wyjazd w teren i wykonanie dokumentacji zdjęciowej stanu drogi przed wydaniem zezwolenia. Chcielibyśmy zadeklarować, iż jesteśmy gotowi wesprzeć działanie urzędu i wykonać niezbędną dokumentację zdjęciową, przed wydaniem zezwolenia. W tym celu niezbędne byłoby przekazywanie informacji do Sołtysów o wydawanych zezwoleniach. Liczymy, iż nasza pomoc wpłynie pozytywnie na zwiększenie odpowiedzialności użytkowników dróg, którzy nadmiernie je eksploatują oraz spowoduje zwiększenie skuteczności wykonania niezbędnych napraw we własnym zakresie przez takich użytkowników.

6) Odbiór prac i zadań finansowanych z funduszu sołeckiego
Jednym z zdań Sołtysa jest realizacja zadań finansowanych z funduszu sołeckiego. Abyśmy należycie wykonywali nasze obowiązki i mogli rzetelnie przedstawić sprawozdanie z dzielności sołtysa i rady sołeckiej zwracamy się z prośbą o każdorazowe wyznaczenie terminu protokolarnego odbioru takich prac z udziałem sołtysów lub wyznaczonych członków rad sołeckich.

Z wyrazami szacunku,
Sołtys Urszula Teska
Rada Sołecka Banino
oraz pozostałe Rady Sołeckie wraz z Sołtysami